Organiser un événement d'entreprise est beaucoup plus facile à dire qu'à faire. Commençons par la définition elle-même : car si tout le monde pense savoir, du moins en théorie, ce qu'est un événement d'entreprise, il faut en fait une bonne planification et une organisation de base pour être sûr de ne pas négliger des étapes et des détails fondamentaux. Une organisation qui, si vous devez organiser un événement d'entreprise pour votre "patron", vous évitera de faire de grosses erreurs.
Il faut répondre à deux questions avant de comprendre comment organiser un événement commercial ou social au sein de votre entreprise.
Définition d'un événement d'entreprise.
Mais avant d'entrer dans des discussions plus complexes, essayons de définir au mieux ce qu'est un événement d'entreprise. Nous pouvons définir un événement d'entreprise comme une réunion dédiée aux personnes qui travaillent dans la même entreprise.
Une définition correcte mais probablement réductrice. Dans le large éventail des événements d'entreprise, il est possible d'identifier différents événements, subdivisés en fonction du rôle d'entreprise des participants, des objectifs à atteindre, des différents styles de communication, etc.
Pourquoi organiser un événement d'entreprise ?
Disons-le maintenant. Organiser un événement, a fortiori un événement d'entreprise, sans avoir quelque chose d'important à communiquer est une énorme perte de temps et un gaspillage de ressources.
La première question que nous devons nous poser lorsque nous doutons de l'opportunité d'organiser un événement est la suivante : "Ai-je un produit de valeur à vendre ou un objectif utile à atteindre ?" Si la réponse est OUI, nous pouvons alors passer à l'analyse des différentes étapes nécessaires à l'organisation d'un événement d'entreprise parfait.
Que nécessite l'organisation d'un événement d'entreprise ?
-Briefing.
Tout vient du briefing pré-événement, c'est à ce stade que le "client" nous fournira toutes les directives jugées essentielles.
-Budget.
Le budget disponible pour un événement détermine tout. Si nous n'avons pas la possibilité d'influer sur le montant des fonds dont nous disposons pour l'organisation de l'événement et/ou de modifier les postes de dépenses en cours de travail, nous devons nécessairement calquer l'événement sur le budget initial afin d'avoir dès le départ une idée claire du type d'événement qu'il sera possible de réaliser.
-L'équipe.
Quelles sont les compétences professionnelles avec lesquelles nous voulons travailler pour organiser un événement ? Nous ne pouvons pas tout faire seuls, chacun d'entre nous a des compétences professionnelles spécifiques, donc choisir les meilleurs collaborateurs pour mener à bien un projet sera fondamental pour sa réussite.
-Lieu de l'événement.
Une fois que vous aurez décidé du type d'événement que vous souhaitez organiser, il sera nécessaire de choisir le lieu où il se déroulera. Dans le cas d'un événement d'entreprise, il est essentiel de pouvoir identifier le meilleur lieu de conférence. Pour cela, il existe le moteur de recherche le plus complet du web, le Venue-Finder de MeetingCongressi.com, utilisé chaque jour par des centaines et des centaines de meeting planners à la recherche de lieux pour leurs événements. Filtrez les résultats en fonction de vos besoins, faites votre sélection de lieux et demandez-leur des devis.
-Listes de contrôle, coordonnées et fournisseurs.
Établissez, mettez à jour et cochez soigneusement la liste de contrôle de vos événements personnels. Rien ne doit être laissé au hasard : la date choisie (vérifiez qu'elle ne coïncide pas avec un événement majeur qui pourrait "perturber" le vôtre) et sa durée, pour ne citer que deux exemples souvent négligés, ne sont pas secondaires par rapport au succès de l'événement lui-même.
-Format, narration, créativité.
Un événement d'entreprise qui se respecte doit être aussi intéressant que possible sur le plan du contenu, mais il doit aussi pouvoir susciter des émotions et un certain degré de mémorisation. L'important est que les activités créatives que nous décidons de mettre en pratique soient cohérentes avec les objectifs de l'événement lui-même.
-L'engagement social.
L'organisation d'un événement à l'ère de la communication numérique requiert des compétences professionnelles spécifiques dans différents domaines. La création d'un hashtag par exemple sera un bon moyen d'engager les participants, aidera à la création d'une communauté d'utilisateurs intéressés et améliorera le caractère mémorisable de l'événement. Le conseil, si vous avez un budget pour ce type d'article, est de confier toute votre communication à un expert. Un attaché de presse qui sait jongler avec les nouveaux outils de communication numérique, ainsi qu'avec les techniques classiques de rédaction, pourra résoudre plus d'un problème au cours de votre travail d'organisateur d'événements.