Comment former et gérer les volontaires de votre événement : 10 étapes clés

Publié le : 03 novembre 20217 mins de lecture

Si vous lisez ceci, c’est que vous avez engagé des volontaires pour votre événement. Il est maintenant temps d’apprendre à former et à gérer les bénévoles de votre événement. Vous êtes prêt à assumer le rôle de responsable des bénévoles de l’événement ?

Bienvenue aux volontaires

Que vous ayez engagé des volontaires expérimentés ou novices, vous devez les accueillir de la bonne manière.

Une partie du processus d’accueil comprend…

Un bon processus d’accueil rendra les volontaires enthousiastes à l’idée de travailler pour votre événement. Faites-leur une bonne impression et ils essaieront de vous impressionner en conséquence.

À consulter aussi : Comment organiser un événement d'entreprise : les conseils des experts.

Créer un programme d’orientation pour l’événement

Après avoir accueilli les volontaires, vous devez créer un programme d’orientation qui les prépare à l’événement.

Voici quelques éléments à inclure dans le programme d’orientation de votre événement:

Vous pouvez distribuer ce programme en personne ou l’envoyer en ligne si vous avez beaucoup de volontaires à gérer.

À explorer aussi : 6 étapes pour trouver le bon photographe d'événements

Former les bénévoles de l’événement

La formation est importante lorsqu’il s’agit de gérer les bénévoles d’un événement. Leurs performances dépendent de la qualité de la formation que vous leur avez dispensée.

Organisez une réunion (en personne ou en ligne) au cours de laquelle vous aborderez tous les détails essentiels. Encouragez les volontaires à poser des questions pour qu’il n’y ait pas de doute.

Un autre point important est de s’assurer que les volontaires se connaissent entre eux. Cela leur permettra de travailler ensemble plus efficacement le jour de l’événement. Une session de formation complète pour les volontaires doit inclure un certains nombres d’éléments.

Employer des volontaires pour votre événement

Lors des phases de sélection, d’entretien, d’accueil et de formation, vous avez dû déterminer à quels volontaires confier des tâches spécifiques.

Certains de vos volontaires peuvent être introvertis et méticuleux. D’autres sont extravertis, mais désorganisés. Concentrez-vous sur les points forts de chaque volontaire afin qu’il puisse accomplir la tâche qui lui est assignée au mieux de ses capacités.

Si vous avez des doutes sur la manière d’employer certains volontaires, confiez-leur de petites tâches pour commencer. Vous pourrez ensuite analyser comment ils ont procédé et décider de les laisser continuer ou non.

Nommer un ou plusieurs responsables bénévoles

Vous devez désigner un responsable ou un chef d’équipe, que vous travailliez avec un petit groupe de dix volontaires ou des centaines.

Vous aurez beaucoup à faire le jour de l’événement, c’est donc une bonne idée de fournir aux bénévoles une autre personne à contacter au cas où vous seriez trop occupé pour aider.

Si vous avez réparti vos volontaires en groupes (marketing, service, nettoyage, etc.), vous pouvez désigner un responsable pour chaque département.

Créer un système d’établissement de rapports

Si vous organisez un événement de grande envergure, comme une conférence ou un festival, vous devez envisager de créer un système de rapports pour vous aider à gérer les volontaires.

Un système de rapport solide peut vous aider à organiser le calendrier des volontaires, la liste des tâches et tout autre paramètre que vous utiliserez pour évaluer les volontaires après l’événement.

Communiquer efficacement

La communication est la clé de toutes les équipes. Vous devez communiquer clairement et fréquemment avec les volontaires de votre événement.

Ainsi, vos volontaires seront toujours au courant des derniers développements de l’événement. En restant en contact avec votre équipe, vous remarquerez également si quelqu’un ne répond pas.

Utilisez ces outils gratuits pour communiquer efficacement avec votre équipe de volontaires :

Si vous gérez une grande équipe avec des sous-divisions, vous devez les encourager à créer leur propre groupe privé. De cette façon, le principal canal de communication ne se remplit pas de messages.

Recherche de questions juridiques

Vous devez tenir compte de certaines questions juridiques lorsque vous gérez une équipe de volontaires pour un événement.

Bien que les volontaires ne soient pas rémunérés, il existe des lois sur les droits, la sécurité, la formation, les assurances, les dépenses et la supervision.

Vous devez vous assurer que vous savez combien d’heures ils peuvent travailler, combien de pauses ils peuvent prendre, etc.

Définir des plans de sauvegarde

Vous ne pouvez pas tout prévoir, mais il est utile d’avoir des plans de secours pour les problèmes potentiels dont vous êtes conscient.

Par exemple, il peut arriver qu’un volontaire s’inscrive mais ne se présente pas. Il y a un risque que certaines personnes abandonnent à tout moment.

Vous devez donc prendre des précautions, notamment en donnant des instructions claires sur le lieu et l’heure d’arrivée, et en engageant des volontaires supplémentaires au cas où quelqu’un ne se présenterait pas.

Remerciez les volontaires

Une fois l’événement terminé, vous devez veiller à remercier vos bénévoles pour leur aide. Faites-leur savoir la différence qu’ils ont faite pour que l’événement soit un succès.

C’est aussi un moyen pour vous de demander à votre équipe de volontaires un retour sur leur expérience de travail pour l’événement.

Un excellent moyen de le faire est d’envoyer une enquête post-événement aux volontaires. C’est un moyen particulièrement pratique si vous avez une grande équipe.

Le Conseil peut utiliser un questionnaire pré-rempli pour les volontaires (ou personnaliser le vôtre) avec SurveyMonkey.

Garder le contact avec les volontaires après l’événement

Vous ne devez pas perdre le contact avec les volontaires, même après les avoir remerciés et avoir reçu un retour d’information. Vous pourriez en avoir besoin pour des événements futurs. C’est le moment idéal pour entretenir la relation entamée lors du premier événement. Qui sait, vous pourriez même les engager comme personnel rémunéré pour votre organisation.

Dîner de Noël en entreprise : la liste de contrôle de dernière minute
Comment faire de l’anniversaire de votre entreprise un événement réussi ?

Plan du site