Les événements d’entreprise organisés en été font partie d’une catégorie distincte. Si l’hiver est la saison idéale pour les ateliers et les séminaires, et en général pour toutes les activités qui se déroulent à l’intérieur, la saison estivale vous invite à sortir et à profiter du soleil et de la hausse des températures. Feu vert, donc, aux fêtes d’entreprise, à la constitution d’équipes, aux lancements de produits, aux voyages de motivation et à toute autre occasion qui donne l’occasion de se réunir dans un bel endroit extérieur. Le changement de saison suggère toujours un nouveau départ, ce qui rend ces mois particulièrement adaptés au lancement de nouveaux produits, mais aussi à des événements festifs qui racontent l’évolution de l’identité de la marque. En fonction de l’objectif de chaque événement, il conviendra de choisir différents lieux et activités, en planifiant la journée de manière à atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés pour l’organisation de l’événement. Si vous cherchez de l’inspiration pour vos événements d’entreprise de l’été, nous avons quelques idées à vous proposer. Découvrez 3 idées pour vos événements d’entreprise de l’été.
La popularité du golf a beaucoup augmenté ces dernières années. Ce sport d’origine écossaise, traditionnellement associé au luxe et au bien-être, a longtemps été sous-estimé dans notre pays, qui le voyait surtout sur les écrans ou comme un hobby de touristes américains excentriques. Maintenant que le nombre de passionnés est en hausse, de plus en plus d’hôtels et de fermes de vacances proposent des espaces et des équipements pour les golfeurs. L’organisation d’un tournoi de golf est un excellent moyen de cultiver des relations avec des groupes de personnes spécifiques et sélectionnés. Il peut s’agir de clients ou de partenaires potentiels avec lesquels vous souhaitez conclure un accord commercial, ou de membres de votre équipe avec lesquels vous souhaitez établir une communication plus directe ou que vous souhaitez récompenser pour leurs réalisations. Avant d’organiser un tournoi de golf, assurez-vous bien sûr que toutes les personnes que vous souhaitez inviter sont des amateurs de ce sport. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez toujours transformer l’événement en un mini-séjour avec cours.
Lorsque vous pensez aux événements d’entreprise, l’image qui vous vient naturellement à l’esprit est toujours fortement liée au concept de « corporate ». On pense donc à un environnement formel et à des individus dont les aspirations sont à rechercher dans les plaisirs du luxe. Mais que faire si ce n’est pas le cas ? Composée d’une équipe très jeune et dynamique, une sturtup souhaite investir dans un événement d’entreprise pour récompenser ses employés. Serait-il judicieux d’organiser un dîner de gala ou un tournoi de golf ? Probablement pas. Lors de l’organisation d’un événement, il est essentiel de se confronter aux désirs, aux aspirations et aux goûts des invités. Pour une jeune équipe, il peut donc être préférable de proposer la participation à un grand événement lié à la musique ou à l’art. Dans ce cas, l’effort d’organisation est considérablement réduit : les grands festivals d’été sont certainement la meilleure option. Plutôt que de planifier l’événement, il s’agira d’acheter un forfait pour vos invités et de gérer la logistique.
Où que vous soyez, il est pratiquement certain que la mer, du moins un grand lac, n’est pas à plus de quelques heures de route. L’été est le moment idéal pour commencer à envisager des lieux alternatifs pour vos événements, et par « alternatifs ». Une fête sur un bateau, par exemple, est un outil parfait pour lancer un nouveau produit, pour conclure une conférence de presse, pour un défilé de mode ou une vitrine. Dans ce cas, tout doit être « à thème », de l’aménagement à la restauration. La brise de la mer par une nuit d’été créera pour vous une atmosphère qu’aucun lieu traditionnel ne pourrait offrir.
L’organisation d’événements d’entreprise en été peut être un défi, mais les avantages, si vous y parvenez, dépassent de loin les efforts d’organisation. Qu’il s’agisse d’une occasion liée à la vie commerciale de l’entreprise, comme le lancement d’un produit, ou d’un moment où l’on souhaite simplement renforcer les liens entre collègues, l’été offre un éventail de possibilités beaucoup plus large que les autres saisons. En effet, même avec un budget relativement modeste, il sera possible de profiter de lieux magnifiques et de créer des atmosphères inhabituelles qui resteront dans les mémoires.
Qu’est-ce qu’un logiciel social ? Les logiciels sociaux sont une catégorie de systèmes logiciels utilisés principalement pour permettre la collaboration et la communication entre les utilisateurs. Voici quelques exemples de logiciels sociaux :
– Messagerie instantanée
– Courriel
– Forums Internet
– Salons de discussion
– Wikis (pages web pouvant être modifiées par les internautes)
– Blogs web
– Services de réseautage social (participants communiquant sur des intérêts communs tels que des passe-temps ou des causes).
En général, les participants sont sans classe et volontaires, et ont acquis du prestige et de la confiance entre eux. Souvent, les relations durables sont créées par des membres ayant des intérêts, des objectifs, des mentalités, des tendances, des factions ou des associations communes.
Classe de moteurs de recherche qui filtre les résultats, généralement dans l’une des deux catégories suivantes :
– Explicite, qui trouve explicitement les relations sociales (comme les amis, les parents ou les collègues)
– Implicite, qui trouve les personnes autres que celles spécifiées dans un réseau social de confiance (comme celles ayant un point de vue commun qui peut être politique ou religieux).
Conçus pour la discussion, le débat et la prise de décision. Souvent utilisés pour établir des relations entre les individus et les gouvernements.
Conçus pour fidéliser la marque et utiliser les clients pour solliciter des idées en vue d’améliorer les produits, leur livraison et les services.
Recommandent aux voyageurs des endroits à visiter, à manger et à se divertir.
Les individus partagent leurs signets ou « favoris » afin de pouvoir les partager avec d’autres personnes qui peuvent sélectionner leurs sites web favoris. Les entreprises peuvent disposer d’un logiciel social similaire qui permet de partager des sites web pertinents, connu sous le nom de marque-page d’entreprise.
Courant chez les universitaires, il s’agit de collections de citations ou de sources d’information sur des sujets de recherche ou d’étude communs.
Archives de fichiers de différents types et souvent technologie peer-to-peer (P2P) qui permet la distribution et le partage publics de fichiers.
Permettre aux individus de rencontrer et d’interagir avec d’autres dans un environnement virtuel fictif. Cela implique souvent l’utilisation de fonctions de chat ou de voix, parfois qualifiées de réalité virtuelle.
Mais il y a aussi des détracteurs des logiciels sociaux, en particulier dans le monde des affaires, où les logiciels sociaux peuvent prendre beaucoup de temps aux employés. La perception d’obligations sociales découlant de communications multiples peut entraîner des distractions par rapport au travail et aux responsabilités quotidiennes, ce qui affecte des dizaines, voire des milliers d’employés. Si chaque communication peut être très brève, l’impact cumulé sur une entreprise peut être suffisamment important pour affecter la productivité.
Avez-vous un événement à venir ? Devez-vous le rendre aussi parfait que possible ?
Utilisez l’une des meilleures solutions de billetterie en ligne du marché actuel. Cela peut vous aider à planifier, gérer, commercialiser, inviter des participants et vendre votre événement bien à l’avance.
Vous pouvez trouver une solution pour tout type d’événement que vous avez en tête, qu’il s’agisse de musique, de nourriture, d’affaires ou d’événements caritatifs.
Trouver une solution de billetterie en ligne n’est pas un défi. Il existe des dizaines d’options en ligne. Mais comment trouver le bon service de billetterie en ligne pour votre événement spécifique ?
Existe-t-il une liste de contrôle ou des critères à appliquer pour leur évaluation ?
Dans ce guide rapide, vous trouverez dix éléments à prendre en compte avant de vous engager dans une solution de billetterie en ligne spécifique.
Commençons.
Imaginons que vous souhaitiez organiser un événement caritatif ou une collecte de fonds.
Vous aurez besoin d’un moyen d’aider les participants à faire des dons anonymes et sécurisés.
Prévoyez-vous d’organiser un événement avec billetterie ?
Vous aurez besoin d’une plateforme de billetterie en ligne qui supporte :
Que faire si les participants doivent présenter un billet à l’entrée ? Vous pourriez également vouloir une plateforme qui imprime des billets et des bracelets, par exemple.
Décidez du type d’événement que vous souhaitez organiser et le reste de ces conseils vous sera utile.
Choisissez une plateforme de billetterie intuitive.
Vous aurez besoin d’un système simple que vous pourrez mettre en place et commencer à utiliser en quelques minutes.
Si vous n’y arrivez pas, vous risquez de manquer les fonctions d’organisation, de promotion et de vente de l’événement Une perte de temps.
La facilité d’utilisation comprend la vitesse de la solution N’oubliez pas qu’une plateforme lente peut vous faire perdre jusqu’à sept et participants.
23% renonceront à leur événement si le service de billetterie exige que vous vous inscriviez avant d’acheter un billet en ligne.
Alors que jusqu’à 10 e chercheurs abandonneront à chaque étape supplémentaire requise par la plateforme.
Vous avez développé vos compétences en matière de gestion d’événements. Vous disposez de quelques-unes des meilleures applications d’événements au bout des doigts.
Étape suivante : découvrez les outils offerts par une solution de billetterie en ligne.
Le courrier électronique est le canal de communication le plus courant dans la plupart des programmes.
Mais certains services de billetterie en ligne prennent désormais en charge les médias sociaux et les notifications push. Ces deux services peuvent contribuer à accélérer les communications avec les participants potentiels et le personnel.
Le choix dépend de la vitesse de diffusion de l’information et du canal de communication que la plupart de vos interlocuteurs préfèrent.
Certaines plateformes de billetterie en ligne se sont effondrées en raison d’un trafic excessif.
Utilisez un site comme Currently Down pour évaluer la fiabilité du temps de fonctionnement d’un service de gestion de billet particulier et la récurrence du problème.
Vous ne voulez pas perdre une foule de participants désireux et capables de participer parce que votre détaillant ne peut pas gérer une forte demande de billets, de transactions ou de dons de dernière minute.
Quel type d’aide est disponible pour les organisateurs d’événements si la solution de billetterie s’avère être un problème ?
Cherchez des réponses dans les solutions que vous avez choisies.
Cela s’applique aux événements payants ou aux dons.
Vous souhaitez peut-être utiliser les fonds de la prévente pour financer l’événement. Si tel est votre cas, vous voudrez choisir une solution de billetterie en ligne qui vous permette d’effectuer des paiements le jour même.
Ainsi, vous pouvez recevoir directement le lendemain les fonds versés aujourd’hui, au lieu d’attendre après l’événement.
Selon le type d’événement et les objectifs souhaités, vous pouvez avoir besoin d’un logiciel de billetterie en ligne spécialisé. Cela peut inclure :
Ce qu’il y a de mieux avec les solutions de billetterie basées sur le cloud, c’est que vous, les organisateurs de votre événement et le public peuvent accéder aux détails de l’événement en ligne à partir de plusieurs appareils, où qu’ils soient.
Une solution de billetterie en ligne comme Billetto propose un widget de billetterie que vous pouvez intégrer à votre site web pour donner plus de visibilité à votre événement.
À partir de là, vous pouvez réserver à l’avance, pré-vendre des billets et connecter les curieux et les habitués à la page dédiée à l’événement.
L’un des outils marketing les plus puissants à surveiller est ce que le service promet d’offrir en termes d’optimisation des moteurs de recherche locaux (SEO).
Vous voulez que les habitants trouvent vos événements lorsqu’ils tapent sur Google « événements près de chez moi ».
La plateforme peut-elle également vous aider à créer des annonces ?
Oui, le service de billetterie peut vous offrir la possibilité de créer une page d’événement et vous fournir des conseils utiles pour créer une page spécifique.
Une gamme d’options de personnalisation est-elle proposée ou la compatibilité avec des outils de conception graphique tels que Canevas et Infogr.am ?
Les événements de vente aux enchères nécessiteront des outils pour la gestion des contacts, les enchères en ligne, les articles de vente aux enchères, la gestion des stocks, les ventes aux enchères en direct, les notifications rapides et le classement.
Une façon d’appliquer les cartes interactives est d’aider les participants potentiels à obtenir une vue en 3D des différents sièges afin qu’ils puissent décider de la place à réserver.
Utilisez cette fonction lorsque vous souhaitez proposer un guide local du lieu de l’événement.
Les cartes de quartier peuvent être utilisées pour indiquer aux participants les parkings et les restaurants situés à proximité du lieu de l’événement, ainsi que les itinéraires les moins fréquentés pour s’y rendre sans stress.
Vous aurez besoin d’une plateforme qui prend en charge le partage d’un événement sur YouTube, Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn ou tout autre canal de médias sociaux où votre public cible passe beaucoup de temps à la fois social et professionnel.
Vous voudrez suivre les différentes mesures de la logistique et des performances de l’événement.
Vous voudrez savoir combien d’invitations vous avez envoyées, combien de personnes se sont présentées, et combien vous avez gagné, par exemple.
Avec un outil d’analyse solide, vous pouvez comparer les performances de vos événements jusqu’à présent. Ainsi, vous savez si vous améliorez vos compétences en matière d’organisation d’événements, de marketing et de gestion.
Vous trouverez généralement deux types de tarification pour les solutions de billetterie :
C’est vous qui décidez. Vous savez maintenant comment créer une liste de contrôle pour évaluer les meilleures solutions de billetterie en ligne pour votre événement.
La restauration et l’organisation d’événements vont de pair, il est donc bon de savoir comment choisir un traiteur pour un événement. Découvrez comment bien choisir un traiteur ?
Avant de vous plonger tête baissée dans votre recherche, considérez le type d’événement que vous organisez. Cela vous aidera énormément à déterminer le type de traiteur que vous devriez rechercher.
Il y a une grande variété de vendeurs. Nous allons vous présenter quelques éléments clés à prendre en compte pour la restauration et l’organisation d’un événement afin de vous aider à réduire le nombre de candidats.
Le traiteur doit être capable de gérer tous les invités de l’événement. La taille de l’entreprise doit être adaptée à la taille de votre événement.
Il est également judicieux de réfléchir au lieu où se déroulera votre événement. Un fournisseur local peut connaître le lieu de votre événement et sera moins susceptible de subir des retards dus à de longs trajets.
Le montant que vous avez alloué à la restauration lors de l’établissement du budget de l’événement devrait vous aider à affiner votre recherche. L’idéal est de trouver un fournisseur qui offre le meilleur rapport qualité-prix.
De nombreux sites ont une liste de fournisseurs avec lesquels ils préfèrent travailler. En choisissant un fournisseur figurant sur leur liste, vous limiterez non seulement le risque de malentendus, mais vous pourrez également bénéficier d’une remise intéressante.
Vous avez effectué des recherches initiales. Il est maintenant temps de choisir un traiteur pour votre événement. Voici quelques-unes des qualités qu’un bon vendeur doit posséder, afin que vous puissiez faire le bon choix.
Un bon fournisseur sera facile à contacter et répondra rapidement à vos courriels et appels. Si vous rencontrez des problèmes de communication avant même de commencer, la communication sera un problème tout au long du processus.
En plus de leurs compétences en matière de communication, vous devez également tenir compte des compétences organisationnelles des différents vendeurs. Avez-vous reçu la proposition en temps voulu ? Si ce n’est pas le cas, cela peut être un très mauvais signe.
Tout comme la plupart des organisateurs d’événements se spécialisent dans un type particulier d’événement, de nombreux fournisseurs de services de restauration font de même. Assurez-vous que votre vendeur a de l’expérience dans le type d’événement que vous organisez.
Vos besoins et vos attentes en tant que client doivent figurer en tête de la liste des priorités du fournisseur. Notez si un fournisseur est attentif ou non à vos besoins spécifiques.
Vous devez vérifier la flexibilité de votre fournisseur en termes de menu et de service. Vérifiez s’ils peuvent répondre à divers besoins alimentaires, comme les allergies et les repas sans gluten.
Les avis en ligne et les recommandations personnelles sont révélateurs de la capacité d’un prestataire à mener à bien sa mission. Avant d’engager quelqu’un, faites preuve de diligence raisonnable.
À ce stade, vous devriez avoir une liste de candidats. Il y a quelques autres éléments qui peuvent vous aider à choisir le fournisseur qui vous convient le mieux.
Une photo en dit long sur ce que vous pouvez attendre de la nourriture… sauf si vous êtes chez McDonald’s. En supposant que vous ne serviez pas de Big Macs, ne manquez pas de consulter les photos prises lors d’événements passés.
Avant d’engager un fournisseur, assurez-vous de vérifier ses certifications. Les certifications doivent répondre aux normes alimentaires britanniques et à toute autre exigence imposée par la police d’assurance de votre événement.
Il est toujours bon de vérifier où les fournisseurs obtiennent leurs ingrédients. Sont-ils locaux ? Sont-ils biologiques ? Sont-ils d’origine responsable ?
Demandez au vendeur de vous expliquer comment et où la nourriture sera préparée. Il est parfois moins coûteux de cuisiner quelque chose à l’avance, mais de nombreux plats doivent être préparés sur place, sur le lieu de l’événement.
Vous avez vu les photos, mais vous devez maintenant savoir si la nourriture est bonne à manger. Un bon vendeur organisera une dégustation qui vous permettra d’évaluer la qualité de la nourriture par vous-même et de décider si elle vous satisfait.
Tous les lieux ne vous fourniront pas le mobilier et la vaisselle dont vous aurez besoin. Cependant, certains traiteurs les incluent dans le prix, vérifiez donc si cette option est disponible.
Si ni le fournisseur ni le lieu de l’événement ne peuvent vous fournir l’équipement, vous devrez contacter un fournisseur tiers.
Vérifiez si le traiteur dispose d’un personnel suffisant pour la taille de votre événement. En général, vous aurez besoin d’un serveur pour deux tables. (Encore moins, si vous prévoyez un buffet).
Lorsque vous vérifiez le contrat, assurez-vous qu’il couvre tous les détails. Existe-t-il une liste complète des résultats attendus ? La TVA est-elle incluse ? Le personnel s’attend-il à recevoir des pourboires ? Avez-vous lu toutes les clauses ?
Il est toujours bon d’être préparé à tout, même au pire des scénarios. Vérifiez les conditions d’annulation du fournisseur, au cas où.
Lorsqu’il s’agit de manger, vous ne devriez pas être trop pointilleux, mais vous devez certainement l’être lorsque vous engagez le traiteur pour votre événement. Après tout, le centre de l’événement n’est pas vous. L’événement est centré sur l’expérience de vos clients.
Il est également utile de faire des recherches à l’avance si vous prévoyez d’organiser d’autres événements à l’avenir. Engager un traiteur pour cet événement pourrait être le début d’une relation professionnelle durable.
Vous devriez maintenant avoir une très bonne idée de la manière de choisir un fournisseur pour votre événement.
Lorsque l’on pense à la révolution numérique dans le domaine du marketing, il est naturel que l’on pense à ce que l’on appelle les « nouveaux médias », c’est-à-dire ceux que l’on voit principalement sur nos écrans, petits ou grands, fixes ou mobiles, connectés ou non au réseau. Cependant, il existe un autre format promotionnel que nous voyons autour de nous tous les jours et qui évolue, submergé, comme tout autre aspect de notre civilisation – par la révolution numérique. Nous parlons de ce que l’on appelle le DOOH, un acronyme qui signifie « Digital out of home », c’est-à-dire toutes les formes de communication numérique qui nous atteignent lorsque nous sommes hors de chez nous, dans la rue, à l’extérieur.
Le secteur du DOOH est en pleine expansion grâce à des technologies qui, il y a une génération, n’auraient même pas été imaginables. Nous avons déjà parlé, par exemple, du marketing géolocalisé, des balises qui envoient des messages ciblés aux personnes passant devant un certain magasin, mais aussi des médias adaptatifs qui « lisent » les réactions du public devant une vitrine. Le potentiel de conversion de ces technologies fait pâlir le panneau publicitaire le plus criard et l’installation de marque la plus colossale, même s’il est encore possible de faire discuter les gens en « enveloppant » des bâtiments entiers d’images fortes, comme cela s’est produit en décembre 2019 à Milan lors de la promotion d’un concert dont les photos semblaient « dégouliner de sang » sur le bâtiment situé en contrebas.
Ce qui ne change pas, et ne changera probablement jamais, tant que les médias d’affichage dynamique seront déployés dans les zones urbaines, c’est la hiérarchie entre les lieux. Les emplacements les plus recherchés (et donc les plus chers) seront toujours ceux où le trafic est le plus important, comme les aéroports, les zones les plus centrales des villes, les grandes capitales commerciales, les gares et, bien sûr, les centres commerciaux. Il existe des villes qui, au niveau international, ont fait du DOOH un véritable art. Les passagers qui montent et descendent les escaliers mécaniques du métro londonien, par exemple, ne voient souvent pas des panneaux ou des écrans avec différents messages publicitaires le long de leur parcours, mais un contenu multimédia unique, conçu pour être apprécié en mouvement et qui, en fait, tire son sens du fait que le spectateur se déplace le long d’un parcours fixe à une vitesse fixe. Du point de vue de l’annonceur, cela implique une dépense beaucoup plus importante (acheter tous les écrans le long d’un certain couloir au lieu de n’en acheter qu’une partie), mais le retour sur investissement, jusqu’à présent, justifie de loin cet investissement.
Certains pourraient être tentés de considérer l’affichage dynamique comme une simple évolution des panneaux d’affichage classiques, remplacés par des écrans au contenu multimédia. En réalité, ce n’est pas le cas : ce qui rend les médias DOOH vraiment efficaces, c’est le fait qu’ils vous permettent d’atteindre presque le même niveau de personnalisation que celui dont vous disposez sur les médias numériques nationaux, tout en vous adressant à un large public. En fait, il s’agit de la quadrature du cercle tant attendue qui réunit la diffusion et la messagerie individuelle. Les médias DOOH réagissent à leur environnement, peuvent tirer parti des outils de ciblage qui exploitent la technologie des balises et se lient ensuite à l’utilisateur individuel en mesurant le résultat de la campagne. En outre, l’utilisateur peut utiliser ses propres appareils pour entrer en communication directe avec le média DOOH, transformant l’exposition au message promotionnel en une expérience de divertissement authentique.
Parmi les nombreux avantages de la promotion DOOH, il y a la possibilité d’adapter automatiquement votre message aux conditions extérieures changeantes, comme l’heure de la journée ou la température. Mais vous pouvez faire plus : dans des contextes tels que les gares et les aéroports, par exemple, vous pouvez raisonnablement approximer la localisation des voyageurs qui parlent une certaine langue et adapter vos messages à leurs besoins, en leur fournissant des informations utiles pour leur voyage. Mais ce qui constitue un avantage sans précédent pour les annonceurs est sans aucun doute la mesurabilité. L’omniprésence de nos appareils numériques, en effet, permet aux médias DOOH d’intercepter leurs signaux et de savoir toujours, exactement, combien de personnes se trouvent dans un certain rayon et sont donc exposées au message promotionnel, combien de temps elles y restent, combien interagissent avec la plateforme. Ces données peuvent ensuite être croisées avec les données de ventes réelles, si la campagne le permet (comme dans le cas des boutiques d’un aéroport ou d’un centre commercial), afin de mesurer l’impact réel de ces technologies sur les bénéfices de la marque.
L’avenir nous montre clairement la voie à suivre en matière de publicité. Les médias DOOH offrent le meilleur de l’interactivité numérique avec la grande portée et la super-exposition des médias d’affichage traditionnels. Dans les années à venir, nous verrons sans doute d’excellents exemples de créativité appliquée à ces médias.
La constitution d’une équipe se fait rarement toute seule. Vous devez trouver des idées de renforcement de l’esprit d’équipe qui mettent l’accent sur les efforts visant à rassembler des personnalités différentes, à les compléter et à les équilibrer pour qu’elles travaillent en équipe. Pour commencer, il peut y avoir un manque total de confiance entre les membres de l’équipe, ce qui peut entraîner des conflits. L’équipe peut être un groupe d’individus décousus travaillant dans des directions différentes et manquant de concentration. Vos idées pour la constitution d’une équipe doivent inclure un bon chef d’équipe qui s’efforce d’éliminer ces conflits et de développer la confiance. Le chef d’équipe donne une orientation et une direction aux membres de l’équipe et les motive à travailler en équipe pour atteindre les objectifs de l’équipe.
Vous pouvez trouver de nombreuses idées de renforcement d’équipe pour résoudre les conflits et former une équipe qui se complète et s’équilibre :
Ces idées pour le renforcement de l’esprit d’équipe, si elles sont mises en œuvre efficacement, peuvent produire des résultats étonnants et changer la façon dont votre équipe pense et se comporte.
Si vous lisez ceci, c’est que vous avez engagé des volontaires pour votre événement. Il est maintenant temps d’apprendre à former et à gérer les bénévoles de votre événement. Vous êtes prêt à assumer le rôle de responsable des bénévoles de l’événement ?
Que vous ayez engagé des volontaires expérimentés ou novices, vous devez les accueillir de la bonne manière.
Une partie du processus d’accueil comprend…
Un bon processus d’accueil rendra les volontaires enthousiastes à l’idée de travailler pour votre événement. Faites-leur une bonne impression et ils essaieront de vous impressionner en conséquence.
Après avoir accueilli les volontaires, vous devez créer un programme d’orientation qui les prépare à l’événement.
Voici quelques éléments à inclure dans le programme d’orientation de votre événement:
Vous pouvez distribuer ce programme en personne ou l’envoyer en ligne si vous avez beaucoup de volontaires à gérer.
La formation est importante lorsqu’il s’agit de gérer les bénévoles d’un événement. Leurs performances dépendent de la qualité de la formation que vous leur avez dispensée.
Organisez une réunion (en personne ou en ligne) au cours de laquelle vous aborderez tous les détails essentiels. Encouragez les volontaires à poser des questions pour qu’il n’y ait pas de doute.
Un autre point important est de s’assurer que les volontaires se connaissent entre eux. Cela leur permettra de travailler ensemble plus efficacement le jour de l’événement. Une session de formation complète pour les volontaires doit inclure un certains nombres d’éléments.
Lors des phases de sélection, d’entretien, d’accueil et de formation, vous avez dû déterminer à quels volontaires confier des tâches spécifiques.
Certains de vos volontaires peuvent être introvertis et méticuleux. D’autres sont extravertis, mais désorganisés. Concentrez-vous sur les points forts de chaque volontaire afin qu’il puisse accomplir la tâche qui lui est assignée au mieux de ses capacités.
Si vous avez des doutes sur la manière d’employer certains volontaires, confiez-leur de petites tâches pour commencer. Vous pourrez ensuite analyser comment ils ont procédé et décider de les laisser continuer ou non.
Vous devez désigner un responsable ou un chef d’équipe, que vous travailliez avec un petit groupe de dix volontaires ou des centaines.
Vous aurez beaucoup à faire le jour de l’événement, c’est donc une bonne idée de fournir aux bénévoles une autre personne à contacter au cas où vous seriez trop occupé pour aider.
Si vous avez réparti vos volontaires en groupes (marketing, service, nettoyage, etc.), vous pouvez désigner un responsable pour chaque département.
Si vous organisez un événement de grande envergure, comme une conférence ou un festival, vous devez envisager de créer un système de rapports pour vous aider à gérer les volontaires.
Un système de rapport solide peut vous aider à organiser le calendrier des volontaires, la liste des tâches et tout autre paramètre que vous utiliserez pour évaluer les volontaires après l’événement.
La communication est la clé de toutes les équipes. Vous devez communiquer clairement et fréquemment avec les volontaires de votre événement.
Ainsi, vos volontaires seront toujours au courant des derniers développements de l’événement. En restant en contact avec votre équipe, vous remarquerez également si quelqu’un ne répond pas.
Utilisez ces outils gratuits pour communiquer efficacement avec votre équipe de volontaires :
Si vous gérez une grande équipe avec des sous-divisions, vous devez les encourager à créer leur propre groupe privé. De cette façon, le principal canal de communication ne se remplit pas de messages.
Vous devez tenir compte de certaines questions juridiques lorsque vous gérez une équipe de volontaires pour un événement.
Bien que les volontaires ne soient pas rémunérés, il existe des lois sur les droits, la sécurité, la formation, les assurances, les dépenses et la supervision.
Vous devez vous assurer que vous savez combien d’heures ils peuvent travailler, combien de pauses ils peuvent prendre, etc.
Vous ne pouvez pas tout prévoir, mais il est utile d’avoir des plans de secours pour les problèmes potentiels dont vous êtes conscient.
Par exemple, il peut arriver qu’un volontaire s’inscrive mais ne se présente pas. Il y a un risque que certaines personnes abandonnent à tout moment.
Vous devez donc prendre des précautions, notamment en donnant des instructions claires sur le lieu et l’heure d’arrivée, et en engageant des volontaires supplémentaires au cas où quelqu’un ne se présenterait pas.
Une fois l’événement terminé, vous devez veiller à remercier vos bénévoles pour leur aide. Faites-leur savoir la différence qu’ils ont faite pour que l’événement soit un succès.
C’est aussi un moyen pour vous de demander à votre équipe de volontaires un retour sur leur expérience de travail pour l’événement.
Un excellent moyen de le faire est d’envoyer une enquête post-événement aux volontaires. C’est un moyen particulièrement pratique si vous avez une grande équipe.
Le Conseil peut utiliser un questionnaire pré-rempli pour les volontaires (ou personnaliser le vôtre) avec SurveyMonkey.
Vous ne devez pas perdre le contact avec les volontaires, même après les avoir remerciés et avoir reçu un retour d’information. Vous pourriez en avoir besoin pour des événements futurs. C’est le moment idéal pour entretenir la relation entamée lors du premier événement. Qui sait, vous pourriez même les engager comme personnel rémunéré pour votre organisation.
L’organisation d’événements est un travail complexe, qui doit tenir compte de nombreux facteurs en même temps. La qualité d’un événement dépend de l’harmonie parfaite de différents aspects : le lieu, l’animation, l’organisation des différentes activités, la restauration et la communication ne sont que quelques-uns des aspects les plus évidents. Il faut avant tout, bien se concentrer sur le premier aspect, à savoir le lieu, et en particulier sur la manière de transformer l’espace pour créer des effets spéciaux. C’est, bien sûr, la mise en place. La conception d’aménagements pour des événements est une activité en soi qui requiert de la créativité, une expertise technique et surtout une bonne communication avec le client. Parfois, il sera nécessaire de louer des équipements et des éléments décoratifs, ce qui changera complètement la personnalité et l’aspect du lieu, alors que dans d’autres cas, il suffira de se fier au style de l’espace choisi. Dans tous les cas, en matière de mise en scène, les conseils d’un professionnel sont essentiels, qui saura créer l’atmosphère adéquate pour chaque événement.
Ceux qui ne s’occupent pas d’événements ont souvent une idée pas tout à fait correcte de ce que l’on entend par mise en scène. Une erreur fréquente est de confondre la mise en scène avec de simples « décorations » et donc de penser que les événements d’entreprise ont moins besoin de ce type de service que les événements privés. La réalité est tout autre. Les aménagements comprennent tout ce qui rend l’espace utilisable, le transformant d’un conteneur vide en un lieu réel. Du nombre et de la disposition des chaises à la présence ou non d’une scène et d’un micro, de l’emplacement de la table de restauration à la mise en place d’une signalétique spéciale pour guider les participants, en passant par les éléments plus créatifs ou plus strictement « décoratifs », les aménagements sont partout autour de nous lorsque nous participons à un événement, même si nous n’en sommes pas toujours conscients.
Les présentations de nouvelles collections de produits, surtout lorsqu’il s’agit de marques aux identités multiples, sont un parfait exemple de l’importance des présentoirs. Parfois, lorsqu’il s’agit d’affichage, le moins est le mieux.
La créativité permet de laisser libre cours à l’imagination des participants en racontant une histoire. Pour une telle occasion, les décors peuvent se permettre une qualité presque théâtrale, devenant de véritables décors qui devront transporter le public dans un autre monde.
La constitution d’équipes en entreprise fait généralement référence à la sélection et à la motivation d’équipes en vue de la réalisation d’objectifs organisationnels. Notre société devient de plus en plus multiculturelle et vous êtes amené à travailler avec différents groupes de personnes et à vous entendre avec eux en tant qu’équipe. Ceci est d’autant plus vrai dans le cas des conglomérats transnationaux et multilocaux. Les techniques de consolidation d’équipe en entreprise sont des méthodes qui aident les gens à s’adapter à ces nouvelles exigences. Vos compétences en matière de consolidation d’équipe sont essentielles pour votre efficacité en tant que manager. Même si vous n’êtes pas un manager, votre compréhension de la constitution d’une équipe fait de vous un membre efficace de l’équipe de l’entreprise. Les techniques de consolidation d’équipe en entreprise peuvent permettre à votre équipe d’atteindre ses objectifs en tant qu’équipe plutôt que de travailler seule.
Certains facteurs sont essentiels à la constitution d’une équipe d’entreprise. Vous pouvez avoir une forte fusion des contributions individuelles. La diversité des compétences et des personnalités est très efficace dans le Corporate Team Building. Lorsque tous les membres de l’équipe contribuent au maximum de leurs forces, ils compensent également les faiblesses des autres. Des personnalités et des compétences différentes se complètent. Les techniques de consolidation d’équipe en entreprise impliquent une bonne communication entre les membres de l’équipe ainsi qu’une harmonie entre eux.
Mettre un groupe de personnes ensemble ne signifie pas automatiquement former une équipe. La constitution d’une équipe d’entreprise commence par l’apprentissage de la connaissance mutuelle des membres de l’équipe. La technique consiste à apprendre à s’entendre, à développer la confiance interpersonnelle et à bien communiquer. Cela contribue à renforcer l’esprit d’équipe. Au quotidien, les membres d’une équipe d’entreprise doivent développer des habitudes pour fonctionner comme une équipe efficace.
Il existe un certain nombre de moyens de renforcer l’esprit d’équipe au sein de l’entreprise. Chaque membre de l’équipe pourrait suivre un cours sur la façon de travailler en collaboration. Il s’agit d’une approche individualiste qui peut, ou non, aider à former une unité cohésive. Une autre possibilité serait d’employer des professionnels du Corporate Team Building pour aider à former votre équipe d’entreprise à fonctionner comme une unité cohésive. C’est une excellente idée, mais elle n’est peut-être pas compatible avec votre budget.
Vous pourriez trouver vos propres techniques de Corporate Team Building. Faites participer les membres de votre équipe d’entreprise à de nouvelles activités amusantes et stimulantes qui exigeront un contact et une communication entre eux. Organisez des événements où ils se retrouvent pour des activités amusantes, comme la pêche à la mouche, les régates de voile, les rallyes routiers, le snowboard, les séminaires interactifs, etc.
Ces activités contribuent grandement à améliorer la communication et l’interaction, et aident au Corporate Team Building.
L’effet de réseau est un terme de l’économie qui décrit un effet externe positif. Il représente la relation entre le bénéfice d’un bien et son nombre d’utilisateurs.
L’utilité de certains biens (produits ou services) augmente avec le nombre de ses participants. Pour un individu, ce bien n’a aucune valeur. Cela s’applique, par exemple, à la téléphonie ou à la bourse, mais aussi à des normes telles que le MP3.
Un téléphone n’a de sens que si vous pouvez appeler quelqu’un d’autre. Plus le nombre de personnes pouvant être atteintes par un moyen de communication (téléphone mobile, smartphone, courriel, etc.) est élevé, plus le bénéfice est important et plus le nombre de personnes intéressées est élevé.
Dans ce contexte, on parle d’une boucle de rétroaction positive. Lorsqu’une masse critique est atteinte, le nombre de participants augmente de façon exponentielle.
Les avantages qui apparaissent dès que deux participants sont physiquement connectés dans le réseau sont appelés effets de réseau directs. Avec chaque nouveau participant, le bénéfice augmente de manière disproportionnée.
Les avantages qui découlent de la croissance du réseau dans son ensemble et qui sont indépendants des liens de communication directs entre deux participants sont appelés effets de réseau indirects.
Il s’agit notamment de biens complémentaires tels que l’essence ou les stations-service, mais aussi de l’internet : Son utilité croît avec la quantité de contenu ; or, ce contenu est généré par un nombre croissant de participants.
En outre, les réseaux sociaux ne fonctionnent qu’avec la participation d’un grand nombre de personnes – plus il y en a, plus l’avantage pour l’individu est grand.
La normalisation joue un rôle majeur dans l’effet de réseau. Il permet l’échange sans problème de documents, par exemple, ou une communication fluide.
Il est facile de s’en tenir aux solutions établies, même si elles ont été dépassées depuis longtemps par d’autres possibilités techniques. C’est ce qu’on appelle la dépendance du chemin. Souvent, des normes, des technologies ou des offres différentes ne peuvent pas coexister, car cela augmente les efforts organisationnels et financiers des participants.
Par exemple, les gens éviteront de s’engager dans plusieurs réseaux sociaux et préféreront la communauté où ils trouvent la majorité de leurs amis.
Sur les marchés qui sont déterminés par des effets de réseau, des monopoles apparaissent souvent. En particulier si les effets positifs sont très forts, au bout d’un certain temps, un fournisseur dominera le marché avec son standard ou sa technologie (par exemple Microsoft avec le logiciel Windows ainsi que MS Office), tandis que les autres serviront plutôt une niche (Apple Macintosh). De nombreux acteurs ou produits disparaîtront alors complètement du marché.