Qui inviter pour son événement professionnel ?

Lors d’une organisation d’un évènement professionnel, il faut prendre en compte nombreux éléments. Certaines étapes doivent obligatoirement être réalisées, et la mise en place de la liste d’invité pour événement professionnel en fait partie. Mais faire venir du monde n’est pas chose facile. Il s’agit d’un véritable travail de logistique et de préparation.

Préparer la logistique en avance

La logistique tient une place prépondérante dans l’organisation d’un évènement. Il faut que tout soit bien en place avant l’arrivé des invités et divers intervenants. Pour cela, vous devant vous y prendre bien à l’avance pour éviter d’être submergé à la dernière minute. Assurez-vous que le matériel nécessaire est complet, et que tout fonctionne comme il faut le moment venu. Sono, micros et branchements de toutes sortes doivent être testés bien avant le début de l’évènement pour ne pas entraver sur le timing. Établir une liste d’invité pour évènement professionnel peut vous aider à anticiper le nombre de personnes qui vont venir, et de ce fait à trouver l’espace adéquat pour la réunion, ou encore le nombre de chaises nécessaire. Optez pour une salle facile d’accès et pour un lieu bien desservie par le transport en commun pour faciliter le déplacement de vos invités.

Utiliser la technologie pour faire venir du monde

Actuellement, avec la révolution technologique, vous pouvez facilement avoir accès aux réseaux sociaux pour faire venir des invités à vos évènements professionnels. Il vous suffit d’annoncer un titre évocateur, illustré avec quelques photos pour que les intéressés fassent le déplacement. Le mailing à partir de vos bases de données peut également vous faciliter la tâche. En effet, il est plus facile de faire venir ceux qui ont déjà une certaine connaissance de votre entreprise et de vos produits.

Et surtout, n’hésitez pas à demander aux intervenants de la conférence o en parler autour d’eux et à inviter les personnes qu’ils pensent être susceptibles d’être intéressées. Gardez en tête que plus vous et vos collègues envoyez des invitations qualifiées, plus votre événement aura du succès.

Créer des invitations professionnelles

Il ne suffit pas de détenir une liste d’invité pour événement professionnel, il faut envoyer à chaque personne qui figure dans la liste une invitation. Dans l’élaboration de votre invitation professionnelle, marquez :

– Les informations essentielles de l’évènement : les questions qui y seront développées, le lieu et l’adresse de l’évènement, le nom ou numéro de la salle

– Le programme détaillé de l’évènement, le noms des intervenants avec les thèmes qu’ils développent et l’horaire de leur passage

– Le mode d’inscription pour confirmer la participation à l’évènement (par envoi mail, inscription sur un site, etc.)

– Un plan d’accès pour aider les invités à trouver facilement le lieu de l’évènement.

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